PROSES MATCHING GRANTS
OLEH CONTROL FACILITATOR
Bagan alur ini menjelaskan
proses pemeriksaan dan penilaian usulan bantuan modal (Matching Grants)
oleh tim Control Facilitator (CF). Tahapan ini sangat penting karena
menentukan apakah usulan usaha warga layak untuk didanai atau perlu diperbaiki
lagi.
Berikut adalah penjelasan
langkah-langkahnya:
1. Pengumpulan Rencana Usulan
Kegiatan Kelompok (RUKK)
Proses dimulai dengan
Rencana Usulan Kegiatan Kelompok
(RUKK) atau Proposal Hasil dampingan Business Coach. Pada tahap ini,
seluruh usulan usaha yang sebelumnya sudah didampingi oleh pelatih bisnis
(Business Coach) dikumpulkan untuk dilakukan penilaian.
2. Pengecekan Administrasi
Pengajuan usaha Kelompok sesuai Kondisi Lapangan
Tahap kedua adalah Verifikasi
Administrasi. Petugas tidak hanya memeriksa kelengkapan dokumen, tetapi
juga melakukan cek langsung ke lapangan untuk memastikan apakah jenis usaha
yang diusulkan benar-benar ada dan sesuai dengan yang tertulis di kertas
proposal.
3. Penilaian oleh
Control Facilitator (CF) dan Komite Investasi (KI)
Setelah data lapangan
cocok, dilakukan Penilaian CF dan KI. Di sini, tim Control Facilitator
(CF) bersama Komite Investasi (KI) akan memberikan nilai dan catatan dengan
tujuan untuk melakukan penilaian terhadap dokumen rencana usaha yang diajukan
dan menjadi pertimbangan penerima Matching Grants.
4. Musyawarah Penentuan
(Sidang Pleno)
Hasil penilaian tersebut
kemudian dibawa ke dalam Sidang Pleno. Penilaian Rencana Usaha dengan
pertimbangan Dampak positif dan negatif dari aspek Dimensi lingkungan Dimensi ekonomi, dan Dimensi sosial. Hasil dari musyawarah
ini akan dituangkan dalam Berita Acara Hasil Review dan Rekomendasi Komite
Investasi.
5. Memperbaiki yang
Kurang
Jika dalam sidang
ditemukan hal yang belum pas, masuk ke tahap Perbaikan Catatan dan
Rekomendasi. Proposal akan dikembalikan sementara kepada pelatih bisnis
(BC) untuk diperbaiki, dan rencana anggaran biaya (RAB) akan disesuaikan
kembali agar benar-benar tepat sasaran.
6. Proposal dan
Anggaran Final
Tahap terakhir adalah Proposal
dan RAB Final. Setelah semua perbaikan selesai dilakukan, usulan tersebut
kini menjadi dokumen yang sah dan siap diajukan untuk ke tahap Negosiasi dan
Kontrak kepada M4CR.
7. Survei Harga Pasar
Control Facilitator (CF) akan
mengecek harga barang atau peralatan yang diusulkan sesuai dengan penggunaan
anggaran biaya pada RAB Final dari kelompok. Hasilnya tuangkan dalam Berita
Acara Survei Harga untuk sebagai dasar dan pertimbangan Negosiasi dan
sesuai dengan harga toko pada masing masing kabupaten. Selain dari situ juga
akan dibandingkan dengan HSPK Provinsi Sumatera Utara.
8. Persiapan
Kelengkapan Dokumen Kontrak
Setelah harga sudah
didapatkan, masuk ke tahap Persiapan Kelengkapan Dokumen Kontrak. Di
sini, segala dokumen administrasi atau dokumen syarat administrasi
penting lainnya disiapkan agar kelompok menyatakan Kesediaan Sebagai Calon
Pelaksana Swakelola Tipe IV
9. Musyawarah Harga
(Negosiasi)
Tahapan berikutnya adalah Negosiasi.
Perwakilan kelompok akan berdiskusi dengan Pejabat Pembuat Komitmen dari M4CR
untuk mencocokkan antara anggaran yang diajukan kelompok dengan hasil survei
harga di lapangan. Hasilnya adalah RAB Final dan Berita Acara Hasil
Nego yang menjadi acuan jumlah uang yang akan diterima.
10. Penandatanganan
Kontrak Kerja
Jika semua sudah sepakat,
dilakukan Perjanjian Kontrak Swakelola. Ini adalah momen penting di mana
dilakukan Penandatanganan Kontrak antara pihak pemberi bantuan dengan
pengurus kelompok warga. Artinya, kelompok sudah resmi mulai bertanggung jawab
menjalankan bantuannya.
11. Pendampingan
Belanja dan Laporan
Kelompok tidak dilepas
begitu saja saat membelanjakan uang bantuan. Ada Pendampingan Pembelanjaan.
Pendamping akan memastikan barang yang dibelanjakan sesuai dengan volume sesuai
RAB Final pengajuan kelompok dan mengarahkan Kelompok dalam menyusun laporan
pertanggungjawaban (SPJ) dari belanja tahap pertama (T1) dan tahap kedua (T2)
agar tidak terjadi kesalahan dalam administrasi kelompok.
12. Pemeriksaan Akhir
(Final MG)
Langkah paling akhir
adalah Final MG. Petugas akan melakukan Verifikasi Fisik dan Keuangan.
Mereka akan datang untuk memastikan usaha yang usulkan sesuai dengan perjanjian
kontrak dan barang yang dibeli benar-benar ada, jumlahnya pas, dan sesuai
dengan nota-nota belanja yang dilaporkan.
